Automatización se considera una palabra importante en el mundo de los negocios, porque por lo general significa que alguno de los procesos estará respaldado por la tecnología haciéndolo más fácil y más rápido. Pero el nivel de automatización que necesita tu negocio para ser más eficiente depende de varios factores, como la industria, los servicios que proporcionas y, más importante, la fase de desarrollo actual de tu negocio.
Por ejemplo, cuando miramos únicamente la industria de eCommerce, y más específicamente, las tiendas online, ya se puede apreciar un cambio enorme en los niveles de automatización entre las distintas fases del negocio. Desde un punto de vista logístico, por ejemplo, grandes compañías pueden tener sus propias infraestructuras de distribución o almacenes locales en sus principales mercados, para atender las necesidades de sus clientes mucho mejor. Pero debido a la dificultad para el manejo de estas soluciones y a su elevado coste, estas opciones están fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas.
No obstante, eso no significa que las PYMEs no puedan optar por soluciones en logística. Hay formas en las que se pueden automatizar varias partes del proceso, desde el momento en que tu webshop vende un producto, hasta el momento en que el cliente lo recibe – e incluso en el caso de que el artículo se devuelva a la tienda.
Todo empieza en el momento que recibes uno o más pedidos en tu plataforma eCommerce. Una vez tienes todos los pedidos preparados para salir, necesitarás imprimir las etiquetas de envío para ser realmente capaz de enviar los paquetes. Y aquí hay una gran posibilidad de automatización.
En lugar de hacer todo este proceso de forma manual en la página web de los transportistas, copiando y pegando toda la información de envío necesaria para los 10 o 100 pedidos, puedes crear fácilmente todas las etiquetas que necesites con tan solo click.
Después de haber imprimido y pegado la etiqueta de envío al paquete, es el momento para que la caja llegue a manos del transportista. Una vez hecho, tú recibirás actualizaciones sobre el estado del proceso de entrega del paquete – dependiendo de tu tipo de contrato con el transportista.
Así que si quieres comunicarle a tu cliente que está pasando con su pedido, normalmente necesitas crear de forma manual un mensaje para cada uno de los clientes adaptando cualquier cambio que haya en el pedido.
Bueno pues ya no necesitas hacerlo. Hay softwares que te permiten mandar automáticamente actualizaciones a tus clientes.
Finalmente el paquete llega sano y salvo a las manos del cliente. Y eso es todo, ¿verdad? El final del camino.
Pues, no exactamente. La cosa es que alrededor del 30% de las veces, tus pedidos serán devueltos. Y, aunque una devolución no es necesariamente algo malo, es importante ofrecer a tus clientes un proceso de devolución rápido y sin fisuras.
Y una forma de hacerlo es automatizando la creación de etiquetas de devolución.
¿Qué pasa si algo no va tan bien como esperabas? ¿Qué ocurre si surgen problemas durante la entrega, ya sean retrasos, errores en la dirección de envío, u otros fallos a lo largo del camino?
Pues no hay nada que temer – le puede pasar a todo el mundo.
Simplemente significa que tendrás que ponerte manos a la obra enseguida y solucionar la situación. Y que, en la mayoría de los casos, supone tener que hablar tanto con el cliente como con el transportista para solucionar la situación que tengamos entre manos. ¿No crees que sería genial tener un botón que simplificará este proceso lo máximo posible? ¿que prácticamente lo automatizara? Sigue leyendo y comprobarás que en cierto modo es posible.
Vale, hay varias formas de automatizar el proceso logístico de una tienda online. Pero ¿qué significa automatización concretamente?
¿Cuáles son las ventajas de tener estos procesos más reducidos y simplificados para una pequeña o mediana tienda online?
Desde nuestra experiencia en la automatización de los procesos mencionados más arriba, todo se reduce al tiempo.
Tomemos como ejemplo la automatización de la etiqueta de envío a la que tienen acceso nuestros clientes a través de nuestra plataforma de envíos.
Al dueño de una tienda online le lleva una media de entre dos y cuatro minutos copiar en la etiqueta de envío toda la información de los envíos de sus clientes. Esto significa que si recibe, de media, diez pedidos al día, puede pasar entre 20 y 40 minutos haciendo solo eso. Que en sí mismo pues tampoco es demasiado tiempo, pero veámoslo desde un punto de vista más extremo.
De media por semana, tardarás entre 1h40min y 3h20min en hacer las etiquetas de envío. Eso es aproximadamente entre un 4% y un 8% de tu tiempo invertido solo en esa única tarea.
Ahora, imagina que puedes tardar menos de un minuto al día en hacer eso. Con tan solo un click podrías recuperar ese 4% de tu tiempo. Cada semana.
Y no se trata solo del tiempo que ahorras directamente con la automatización. En cierta manera, se trata de las consecuencias (o no) que esto conlleva.
Este proceso de automatización significa que no tendrás que copiar la información del envío manualmente. Al evitar este proceso manual, también evitarás cualquier tipo de errores, ortográficos, humanos o de cualquier otro tipo. Y hay mucho más en ello de lo que parece.
Por ejemplo, estos errores ortográficos normalmente generan problemas con las entregas, porque si la dirección o cualquier otro elemento esencial para un envío es erróneo, esto causará demora en la entrega – o directamente un fallo en la entrega. Por tanto, minimizando las posibilidades de riesgo y errores a través de la automatización, también estás incrementando la calidad de entrega en tus pedidos y, por consiguiente, disminuyendo el riesgo de una mala entrega. Evitando el mal uso de tu tiempo termina suponiendo una serie de consecuencias positivas, pues evitas otros problemas que podrían haberse convertido en una pérdida de tu tiempo.
Y además, ¿sabes cómo puedes usar ese tiempo que recuperas? Exacto, puedes invertirlo en hacer crecer aún más tu negocio.
Vale, son un montón de problemas los que la automatización puede ayudarte a evitar. Pero, como hemos dicho antes, hay problemas que todavía pueden pasar. Y si hay un fallo en la entrega, necesitarás coger algo de tiempo dentro de tu orden del día para poder hablar con los transportistas y solucionar la situación.
Desde nuestra experiencia podemos decir que habrá algún tipo de problema con al menos el 3% de los pedidos de una tienda online. Y aunque no tenemos números concretos sobre el tiempo estimado que los dueños de las tiendas online invierten en resolver estos asuntos, creemos que es prudente asumir que invertirán entre dos y cuatro horas por problema. Por supuesto que esto depende del problema en sí, del transportista, del cliente y del tiempo de respuesta, entre otros factores – pero entre dos y cuatro horas es una estimación segura.
Poniendo las cosas en perspectiva, si tienes que lidiar con 10 pedidos al día, en una semana trabajarás unos 50 pedidos. Y si el 3% de estos tienen algún tipo de problema, tendrás que hacer frente a 1.5 entregas problemáticas por semana. Esto se traduce en una media de entre 2 a 6 horas por semana, alrededor de un 5% o un 15% de tu tiempo semanal.
Y es por esto que también proporcionamos un servicio de atención a nuestros cliente automatizado. De esta manera, ellos no tendrás que invertir entre un 5% y un 15% de su tiempo semanal en lidiar con este tipo de situaciones.
Lo que significa que, adicionalmente a ese 4%-8% de tiempo que ganan en las etiquetas de envío, también pueden obtener entre 9% y un 23% de tiempo extra por semana.
Siendo claro con los números, dependiendo del tamaño de tu empresa, este es el tiempo que potencialmente puedes ahorrar gracias a esas dos soluciones automatizadas que hemos mencionado antes.
Odiamos caer en ese viejo dicho que dice “el tiempo es oro” pero es que lo es, ¿no crees? Por tanto, la conclusión que obtenemos aquí es que al no tener que crear manualmente las etiquetas de envío, al no tener que enviar manualmente el track&trace a todos tus clientes cuando hay una actualización, y al no tener que lidiar con fallos en la entrega, podrás recuperar de manera efectiva entre un 9% y un 23% de tu tiempo.
Tiempo que podrás usar para centrarte en otras áreas de tu negocio, en aumentarlo en lugar de mantenerlo. Y que beneficiará, sin lugar a dudas, a ti y a tu negocio a corto y largo plazo.
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